JOIN OUR TEAM:
At Halifax International Airport Authority, we are dedicated to building strong, vibrant communities through our commitment to connecting people and goods to the world. Our vision is to be Canada's best gateway airport, and our values drive everything we do. As a member of our team, you'll be part of a dynamic and dedicated community of professionals, working together to make a positive impact on the world around us. We prioritize the health, safety, and security of our people and passengers, and make decisions based on integrity and a sense of humanity. We are committed to sustainability, service excellence, and collaboration, and strive to go above and beyond in everything we do.
ABOUT US:
At HIAA, you will enjoy being part of an evolving global industry, with all the comforts that come from being one of only 200 employees. Employee engagement matters at HIAA - in the last three years, an average of 91% of our employees said they would recommend HIAA as an employer.
Safety first: We go above and beyond to ensure a safe and healthy workplace for all our employees, providing comprehensive training, proper safety equipment, and a culture of collaboration and support. With us, you can trust that your well-being is always our top concern.
Caring supervisors and teammates: You'll join a team of supportive and caring individuals who are always ready to help each other succeed. Our supervisors and coworkers are invested in your professional and personal growth, and will work with you to provide guidance, support, and encouragement and professional development. With us, you'll always feel supported, personally and professionally.
Part of a larger community: You'll be part of a vibrant and dedicated community of professionals working together with one purpose: to safely and efficiently manage, operate and promote the region's largest airport. Whether you're a customer service representative, an electrician, or a member of our management team, you'll play a crucial role on our team and as part of the Halifax Stanfield community. With us, you'll be part of something bigger.
Flexible work options: We believe in the importance of work-life balance. That's why we offer flexible work options, including remote work opportunities, to help our employees manage their time and responsibilities more effectively. With us, you'll have the flexibility to work in ways that best suit your needs and lifestyle, allowing you to achieve a better balance between your career and your personal life.
Competitive compensation and benefits: We believe in rewarding our employees for their hard work and dedication. That's why we offer competitive compensation and a comprehensive benefits package to support the physical, emotional, and financial well-being of our team. With us, you'll have access to industry-leading pay and benefits, including health insurance, a registered pension plan, retirement savings plans, and wellness programs, to help you thrive both personally and professionally.
ROLE PROFILE:
The Contracting & Procurement Coordinator is responsible for the day-to-day administration of the purchase order system, RFx management and procurement contracts. RFx includes Request for Tender, Standing Offer, Proposal, Expressions of Interest and Quotation.
JOB DUTIES:
RFx
-
RFx includes Request For Tender, Standing Offer, Proposal, Expressions of Interest and Quotations.
- Work with internal clients to determine specifications, quantities of materials and services, and to establish evaluation criteria
- Work with both internal staff and with marketplace to develop requirements and specifications
- Work with internal clients to advise on appropriate RFx methodology
- Prepare RFx advertisements for placement in the newspaper, posting on the HIAA website, and posting to external Tender Bulletin Boards.
- Prepare and gather documentation for all RFx and assign contract numbers
- Submit RFx documents to Corporate Legal Counsel for review prior to issue
- Compile and distributes RFx packages
- Distribute RFx documents to prospective bidders in a consistent manner, including issuing of Addenda
- Post RFx documents to HIAA's web page and external tender posting sites as applicable
- Maintain lists of bidders/proponents for each RFx call, recording company name, address, phone number, fax number, e-mail address and contact person
- Respond to calls from prospective bidders, log questions, obtain answers and distribute answers to bidders
- Maintain database of RFxs and closing dates
- Participate in site visits and RFx briefings and take minutes when required
- Manage the RFx response receiving process
- In the absence of the Manager, Procurement, conduct RFx openings and record the required information in the RFx register
- Distribute RFx results to internal clients, record conflict of interest declarations.
- Prepare correspondence, including routing documents and award and non-award notices, for distribution.
Contracts
-
Update contract templates or create new contract documents in accordance with the terms proposed in the RFx
- Prepare and/or receive duly authorized and coded requisitions as part of the payables process
- prepare, assemble and bind the contracts
- Submit contracts to Legal Counsel's office for review prior to execution
- Manage bid bonds and surety bonds
- Prepare correspondence related to contract and RFx processes for Manager's signature and facilitate distribution
- Prepare and manage hard copy distribution of contracts and other legal documents
- Prepare check lists regarding receipt of bonding and insurance for Manager's signature
- Route documents to authorized individuals for signature. Follow up as required
- Upon execution, scan and distribute copies, maintaining originals in Contracting & Procurement
- Manage bring forward and follow up dates for associated contract documentation
Supply Management
- Advise internal clients on the best supply chain management practices, in compliance with the Contracting & Procurement Policy and the Authorization Policy
- Assist other departments in procurement and supply management as needed, including identifying opportunities for standing offer
- Prepare Purchase Orders in Oracle, ensure purchase orders are coded properly when input into the financial system
- Work with internal clients to determine specifications and quantities of materials and services and coordinate delivery based on the requirement
- Investigate sources of materials and services, and obtain best value pricing
- Establish new Vendors, including set up in Oracle
- Complete credit applications where required by new Vendors
- Maintain the Purchase Order and Credit Log databases
- Maintain the Contracting & Procurement presence on the corporate SharePoint site
- Advise and troubleshoot purchase order and receipting issues for Departmental Buyers
OCCASIONAL DUTIES:
-
Maintain BF system to ensure departments are reminded of expiry dates of service contracts well in advance to ensure they are renewed or tendered on a timely basis
- Oversee maintenance of the filing system for all purchase orders, contracts and service agreements
QUALIFICATIONS:
-
Post secondary education
- Advanced training in or Certification in Supply Chain Management (CPPB, SMT, CPP, SCMP, or equal)
- Other applicable education
- Three (3) years of experience in Supply Chain Management
- Experience working with contract documents and RFx processes
- Experience working with MS Office and Access
- Knowledge of sound supply chain management principles and their application
- Ability to interpret and apply HIAA policies and procedures
- Knowledge of MS Office, Adobe PDF and computer based financial systems
- Familiarity with Construction Association of Nova Scotia (CANS) contract forms and documents
If this position fits your qualifications and experience please apply in confidence.
HIAA is an equal opportunity employer
We encourage women, Aboriginals, persons with disabilities and racially visible persons to apply and self-identify
To self-identify, please click here and complete the survey.
Le coordonnateur de la passation de contrats et de l'approvisionnement
JOIGNEZ-VOUS À NOTRE ÉQUIPE :
À l'Administration de l'aéroport international d'Halifax (AAIH), nous sommes déterminés à bâtir des collectivités fortes et dynamiques et à servir de pont entre les gens et les marchandises, d'une part, et le reste du monde, d'autre part. Notre vision est d'être la meilleure passerelle d'entrée aéroportuaire au Canada, et nos valeurs motivent tout ce que nous faisons. En vous joignant à notre équipe, vous ferez partie d'une communauté de professionnels dévoués et vaillants, qui travaillent ensemble pour exercer une influence positive sur le monde qui nous entoure. La santé et la sécurité de notre personnel et de nos passagers sont notre priorité, et nous prenons des décisions en faisant preuve d'intégrité et d'humanité. Nous accordons une grande importance à la durabilité, à l'excellence du service et à la collaboration, et nous nous efforçons de nous surpasser dans toutes nos activités.
À PROPOS DE NOUS :
Vous aimerez faire partie d'une industrie mondiale en pleine évolution et, comme l'AAIH ne compte que 200 employés, vous profiterez de tous les avantages qui en découlent. À l'AAIH, l'engagement des employés est important : au cours des trois dernières années, 91 % d'entre eux ont déclaré qu'ils recommanderaient l'AAIH comme employeur.
La sécurité d'abord : Nous faisons tout notre possible pour assurer un milieu de travail sain et sécuritaire à tous nos employés, en leur offrant une formation complète ainsi que de l'équipement de sécurité adéquat, et en favorisant une culture de collaboration et de soutien. Au sein de notre entreprise, votre bien-être est toujours notre principale préoccupation.
Des superviseurs et des collègues bienveillants : Vous vous joindrez à une équipe composée de gens bienveillants, solidaires et toujours prêts à s'entraider pour réussir. Nos superviseurs et nos collègues s'investissent dans votre croissance professionnelle et personnelle, et vous offriront des conseils, du soutien, des encouragements et un perfectionnement professionnel. En travaillant avec nous, vous vous sentirez toujours soutenu, personnellement et professionnellement.
Faire partie d'une grande communauté : Vous ferez partie d'une communauté de professionnels dévoués et dynamiques qui travaillent ensemble dans un seul but : assurer la gestion et le fonctionnement efficaces et sécuritaires du plus grand aéroport de la région, ainsi qu'en faire la promotion. Que vous soyez un représentant du service à la clientèle, un électricien ou un membre de notre équipe de direction, vous jouerez un rôle crucial au sein de notre équipe et de la communauté d'Halifax Stanfield, et vous ferez partie d'un collectif.
Modalités de travail flexibles : Nous croyons en l'importance de la conciliation de la vie professionnelle et de la vie personnelle. C'est pourquoi nous proposons des modalités de travail flexibles, dont le télétravail, afin d'aider nos employés à gérer plus efficacement leur temps et leurs responsabilités. Vous aurez donc la possibilité de travailler selon un horaire adapté à vos besoins et à votre style de vie, ce qui vous permettra d'atteindre un meilleur équilibre entre votre vie professionnelle et votre vie personnelle.
Rémunération et avantages concurrentiels : Nous sommes d'avis qu'il faut récompenser nos employés pour leur travail acharné et leur dévouement. Voilà pourquoi nous offrons une rémunération concurrentielle et un régime complet d'avantages sociaux pour favoriser le bien-être physique, émotionnel et financier de notre équipe. Vous aurez ainsi la possibilité de bénéficier d'une rémunération et d'avantages sociaux parmi les meilleurs du secteur, notamment une assurance maladie, un régime de pension agréé, des régimes d'épargne-retraite et des programmes de bien-être, afin de vous aider à vous épanouir sur le plan personnel et professionnel.
PROFIL DU RÔLE :
Le coordonnateur de la passation de contrats et de l'approvisionnement sera responsable de la gestion quotidienne du système de commande, des demandes de propositions (DP) ainsi que des contrats d'approvisionnement. Les DP comprennent la soumission, l'offre permanente, la proposition, la déclaration d'intérêt et le devis.
TÂCHES RELIÉES À LA FONCTION :
Demande de propositions
- La DP comprend la soumission, l'offre permanente, la proposition, la déclaration d'intérêt et le devis.
- Collaborer avec les clients à l'interne pour définir les spécifications et les quantités de matériaux et de services ainsi que les critères d'évaluation.
- Travailler avec le personnel à l'interne et des intervenants du marché pour mettre au point des exigences et des spécifications.
- Collaborer avec les clients à l'interne pour établir la méthodologie appropriée pour les DP.
- Créer des annonces de DP aux fins de publication dans les journaux, sur le site Web de l'AAIH ainsi que sur des babillards d'appels d'offres externes.
- Préparer et rassembler la documentation relative à toutes les DP et attribuer les numéros de contrat.
- Soumettre, aux fins d'examen, tous les documents relatifs à la DP à l'avocat-conseil de l'AAIH avant de les publier.
- Constituer et diffuser des trousses de DP.
- Distribuer les documents relatifs à la DP aux soumissionnaires potentiels de manière uniforme, y compris en diffusant un addenda.
- Publier les documents relatifs à la DP sur la page Web de l'AAIH et sur les sites Web d'affichage d'appels d'offres externes, si applicable.
- Tenir à jour les listes de soumissionnaires et de promoteurs pour chaque DP, en y inscrivant le nom de l'entreprise, son adresse, son numéro de téléphone, son numéro de télécopieur, son adresse de courriel et le nom de sa personne-ressource.
- Répondre aux appels de soumissionnaires potentiels, prendre leurs questions en note, obtenir des réponses et les diffuser à l'ensemble des soumissionnaires.
- Tenir à jour la base de données relative aux DP et à leurs dates de clôture.
- Participer aux visites de site et aux réunions d'information relatives aux DP et en rédiger le procès-verbal, au besoin.
- Gérer le processus de réception des réponses aux DP.
- En l'absence du gestionnaire de l'approvisionnement, procéder aux lancements de DP et noter les renseignements nécessaires dans le registre des DP.
- Diffuser les résultats de la DP aux clients à l'interne et consigner les déclarations de conflit d'intérêts.
- Rédiger la correspondance, y compris acheminer les documents ainsi que les avis d'attribution et de non-attribution, aux fins de distribution.
Contrats
- Mettre à jour les modèles de contrat ou créer de nouveaux documents contractuels conformément aux modalités prévues dans la DP.
- Préparer ou obtenir les demandes dûment autorisées et codifiées dans le cadre du processus relatif aux comptes créditeurs.
- Préparer, assembler et lier les contrats.
- Soumettre les contrats au bureau de l'avocat-conseil aux fins d'examen avant leur signature.
- Gérer les cautions de soumission et les cautionnements.
- Rédiger la correspondance relative aux processus relatifs aux contrats et aux DP afin de les faire signer par le gestionnaire et d'en faciliter la distribution.
- Préparer et gérer la distribution de copies papier des contrats et d'autres documents légaux.
- Préparer des listes de vérification en ce qui concerne la réception d'un cautionnement et les assurances à des fins de signature par le gestionnaire.
- Acheminer les documents aux personnes autorisées pour signature. Effectuer un suivi, au besoin.
- Après la signature du contrat, le numériser et en distribuer des copies, en conservant les originaux dans les dossiers relatifs à la passation de contrats et à l'approvisionnement.
- Gérer les dates de rappel et de suivi pour les documents associés aux contrats.
Gestion de l'approvisionnement
- Informer les clients à l'interne des meilleures pratiques en matière de gestion de la chaîne d'approvisionnement, conformément à la Politique sur la passation de contrats et l'approvisionnement et à la Politique en matière d'autorisations.
- Aider les autres services en ce qui concerne l'approvisionnement et la gestion des fournitures, au besoin, y compris en ciblant les possibilités d'offre permanente.
- Préparer les bons de commande dans Oracle et veiller à ce qu'ils soient adéquatement codifiés lors de leur entrée dans le système financier.
- Collaborer avec les clients à l'interne pour définir les spécifications et les quantités de matériaux et de services et coordonner leur livraison en fonction des besoins.
- Analyser les sources de matériaux et de services et obtenir la meilleure tarification en fonction de leur valeur.
- Constituer des dossiers pour les nouveaux fournisseurs, notamment en les inscrivant dans Oracle.
- Remplir des demandes de crédit, lorsque de nouveaux fournisseurs l'exigent.
- Tenir à jour les bases de données relatives aux bons de commande et au registre de crédit.
- Assurer une présence du service de la passation de contrats et de l'approvisionnement sur le site Web SharePoint de l'AAIH.
- Conseiller les acheteurs des différents services en ce qui concerne les questions relatives aux bons de commande et aux reçus et les aider à résoudre les problèmes associés.
TÂCHES PONCTUELLES:
- Tenir à jour un système de rappel pour veiller à rappeler aux services les dates d'échéance des contrats de service bien avant celles-ci, pour assurer leur renouvellement ou leur adjudication en temps opportun.
- Superviser la maintenance du système de classement pour l'ensemble des bons de commande, des contrats et des ententes de service.
QUALIFICATIONS :
- Détenir un diplôme d'études postsecondaires.
- Avoir suivi une formation avancée ou obtenu un certificat en gestion de la chaîne d'approvisionnement (acheteur public professionnel agréé, FGA, APA, PGCA ou l'équivalent).
- Avoir suivi une autre formation pertinente.
- Avoir trois (3) ans d'expérience en gestion de la chaîne d'approvisionnement.
- Avoir déjà travaillé sur des contrats et des processus de demandes de propositions.
- Avoir de l'expérience avec MS Office et Access.
- Connaître les grands principes de la gestion de la chaîne d'approvisionnement et leur application.
- Être capable d'interpréter et d'appliquer les politiques et les procédures de l'AAIH.
- Connaître MS Office, Adobe PDF et les systèmes financiers informatisés.
- Connaître les formulaires et les documents contractuels de la Construction Association of Nova Scotia (CANS).
Si ce poste vous intéresse et correspond à vos qualifications, vous pouvez présenter votre candidature en toute confidentialité.
L'AAIH souscrit au principe de l'équité en matière d'emploi.
Nous encourageons les femmes, les Autochtones, les personnes handicapées et les personnes de minorité raciale à poser leur candidature et à indiquer leur appartenance à un groupe visé par l'équité.
Pour vous identifier, veuillez cliquer ici et répondre au questionnaire (en anglais).
